Comment réussir l'intégration ERP avec votre CMS ?
L’association de votre outil de gestion d’entreprise, ERP* ou PGI ** à votre outil de gestion de site internet, le CMS ***, nécessite une intégration ERP CMS qui fonctionne.
Il existe 2 solutions distinctes, selon les outils que vous utilisez, d’une part, et vos besoins en termes d’interopérabilité d’autre part. Solution dite « plug and play », comme les extensions, plugins et clé API, et le développement spécifique.
Alors, comment choisir ?
En fonction des données que vous souhaitez échanger entre les systèmes, les logiciels et outils que vous utilisez, voici un éclairage des possibles solutions, avec leurs atouts, avantages et les résultats attendus.
* ERP : enterprise resource planning, votre logiciel de gestion.
**PGI : progiciel de gestion intégré, version française du terme ERP
***CMS : content management system, outil qui permet de gérer un site web
Résultats attendus
Les entreprises et entrepreneurs, cherchent à optimiser la gestion de leurs données et de leurs ressources.
C’est pourquoi, la liaison entre votre système ERP, ou PGI, et un CMS est cruciale.
En effet, en connectant ces deux outils, vous optimisez la gestion de vos activités en ligne, améliorez votre service client, tant pour un site e-commerce que pour un site vitrine.
Une multitude de données peuvent être échangées. C’est un gain de temps appréciable, plutôt que réaliser des reportings longs et lourds. Ou encore, jongler entre la consultation de tel ou tel système.
De plus, il est possible que vous détectiez l’accès à des données que vous ignoriez jusqu’alors. Elles peuvent vous ouvrir des portes vers de nouveaux horizons pour mieux gérer votre activité.
Les avantages d’intégration ERP CMS sont donc indéniables.
Quelles sont les Solutions d'intégration entre un ERP et un CMS ?
1 Solutions Prêtes à l'Emploi
Les solutions prêtes à l’emploi, aussi appelées « plug-and-play », permettent de connecter ERP et CMS rapidement. Citons quelques exemples de ces outils d’intégration ERP CMS :
- les applications fournies directement par les éditeurs d’ERP, comme SAP, EBP ou LMB. Souvent payantes, par abonnement, elles ont l’avantage d’être conçues par les éditeurs de votre outil de gestion.
- Zapier, une plateforme d’automatisation qui propose plus de 7 000 intégrations entre divers outils. ERP comme Odoo, SimplyGest, NetSuite et des CMS comme WordPress et WooCommerce, Shopify, Magento, Wix, Drupal… L’offre de base, gratuite, convient aux indépendants et petites entreprises pour des solutions simples. Attention, certaines intégrations nécessitent de souscrire à la formule premium, c’est le cas de Shopify, ou Magento.
- Make (anciennement Integromat) est une plateforme comme Zapier, et s’utilise surtout sur les sites e-commerce. Il offre l’avantage de créer très facilement des scénarios en associant plusieurs outils, CMS, ERP, CRM, Marketing d’automation avec outil d’e-mailing, etc. Make facilite l’échange de données entre eux. On l’utilise, tant en B2B qu’en B2C, Make supporte les fortes activités. Plan gratuit, et formules premiums disponibles.
- SyncSpider fonctionne sur le même principe que les précédents, mais uniquement en payant.
- Salesforce ou HubSpot, sont des CRM SAAS (Customer Relationship Management, ou gestionnaire de la relation client). 100 % en ligne, sur le cloud donc, ces CRM très puissants offrent toutes les associations imaginables avec un CMS. Plutôt réservé aux PME et grandes entreprises pour Salesforce, tout est payant, mais on peut le tester gratuitement quelque temps. D’ailleurs, l’éditeur propose son propre CMS de boutique en ligne… HubSpot propose lui un plan gratuit et des formules premiums.
2 Solutions Développées sur Mesure
Si vos besoins sont spécifiques, ou que vous ne souhaitez pas devoir gérer ces intégrations, il existe des spécialistes des langages utilisés par les ERP et PGI.
Ils sont en mesure de prendre en charge la mise en œuvre de votre projet d’intégration ERP CMS. Ils peuvent réaliser les éventuels développements spécifiques à vos besoins.
Cette option est particulièrement utile dans les cas suivants :
- Les entreprises ayant des processus spécifiques qu’un outil générique ne peut pas gérer seul.
- Lorsque l’infrastructure existante est complexe. Alors, le développement d’une solution sur mesure s’avère incontournable.
- Des entreprises multi-sites, ayant plusieurs entrepôts avec une gestion complexe des stocks. Là aussi, l’intervention d’un spécialiste pour coordonner les opérations s’impose.
Le spécialiste en intégration et gestion de projet analyse vos besoins, et propose une architecture pour votre projet.
Cette architecture pourra être autonome, ou faire appel à des plateformes existantes, comme celle pré-citées, en les combinant à des API* ou à une interface middleware sur mesure, garantissant une communication fluide entre le CMS et l’ERP et sécurité de vos données.
*API : Application Programming Interface (interface de programmation d’application) programme qui permet à différents outils de communiquer entre eux.
Quels types de données peut-on échanger ?
De nombreuses données sont transférables entre ERP et CMS, voici celles souvent concernées par cette intégration :
- Le catalogue de produits, dans le cas d’un boutique en ligne. Synchronisation et mise à jour instantanée des fiches produits, des prix, des disponibilités en stock, des photos de produits, description, caractéristiques, etc.
- Les commandes et transactions, toujours pour un e-commerce. L’ERP enregistre automatiquement les commandes passées sur le site, facilitant la gestion logistique et comptable.
- Les données utilisateurs et clients, pour site vitrine et e-commerce. Les utilisateurs d’un site vitrine sont inscrit à une newsletter, utilise des formulaires de devis, télécharge des livre blancs, etc. Ceux d’une boutique en ligne également, de même pour les clients avec leurs commandes. Cet historique comportemental d’utilisation de votre site, et d’achats sont utiles pour réaliser des actions de marketing ciblées. Envoi de newsletters plus personnalisées, gestion d’une relation privilégiée avec vos clients, etc.
- La gestion des avis clients, primordiale pour le e-commerce, mais aussi pour les sites vitrine. Ainsi, l’ERP centralise les avis clients récoltés via le CMS, et d’autres plateformes, et permet d’optimiser la gestion de sa réputation en ligne.
- Le Service Après-Vente et Support. Vous gérez les tickets de support, et le suivi des demandes clients et l’historique de chaque interaction.
Aussi, l’échange de données entre un ERP et un CMS améliore considérablement la gestion d’un site web e-commerce ou d’un site vitrine.
Avantages d'une Intégration ERP-CMS
La liste des atouts des échanges de données entre un ERP et CMS est longue, alors qu’il n’existe qu’un seul inconvénient : le temps passé à le mettre en œuvre, et les coûts associés.
- Les gains de temps sont l’atout principal. Avec l’automatisation des tâches manuelles, vous réduisez les saisies ou les imports redondants. La synchronisation d’un catalogue de produits entre l’ERP et le CMS économise des dizaines d’heures de travail chaque mois. En moyenne, une entreprise diminue de 30 % le temps de traitement de mise à jour produit et des commandes, et améliore de 25 % sa productivité. (selon une étude menée pas l’Institute of Business Automation.)
- Amélioration de l’expérience client grâce à des données client centralisées et unifiées. Cela permet une personnalisation accrue des interactions avec le client. Ça améliore la réactivité du service client, augmente la satisfaction, ce qui renforce la fidélité des clients.
- Des stocks plus fiables, une meilleure Gestion du stock. L’intégration en temps réel des stocks, réduit les risques de rupture ou de sur-stockage. Votre logistique est plus optimale.
- Action commerciale et marketing mieux ciblées, augmentation des revenus. L’intégration fournit des données de produits et de clients instantanées, permettant d’orienter en temps réel votre stratégie commerciale. Ainsi, la conversion des ventes et l’efficacité des campagnes marketing sont meilleures. Un site e-commerce parfaitement optimisé, avec de bons scénarios, peut voir son chiffre d’affaires augmenter de 20 % après l’intégration ERP-CMS.
- L’amélioration de votre image en ligne, l’e-réputation est significative. La gestion centralisée des avis clients vous offre une réactivité accrue, donnant à l’entreprise un meilleur contrôle de son e-réputation.
Comment fonctionnent les liaisons entre ERP et CMS ?
Comme on l’a vu au début de cet article, il existe 2 solutions. Chacune fait appel a des technologies, elle peuvent en cumuler plusieurs.
Les modules, plugins ou extensions sont les plus simples. Développés par l’ERP ou le CMS, ils sont prêts à l’emploi, rapides à intégrer et ont un coût vraible, souvent par abonnement.
Les API, parfois intégrées dans un module ou plugin offrent une communication bidirectionnelle en temps réel. Elles assurent une synchronisation rapide et automatique, mais nécessitent une expertise pour avoir une implémentation correcte.
L’outil Middleware agit comme un pont entre l’ERP et le CMS. Il facilite la gestion des échanges de données. Il est utilisé dans les entreprises ayant des infrastructures complexes. Il standardise les échanges sans affecter les systèmes sources. Développé sur mesure ou produit existant sur le marché, comme les produits présentés en solution 1.
Pour conclure
Il semble évident qu’intégrer son ERP à son CMS est un atout considérable pour son entreprise.
Outre les gains de temps de travail, le pilotage en temps réel de son activité est un plus indéniable.
De plus, comme on l’a vu tout à l’heure, en optimisant l’échange de données, en associant les bons outils, créant de bons scénarios, vous augmentez votre chiffre d’affaires, améliorez la satisfaction client, et même votre image en ligne avec une meilleure e-réputation !
Il vous reste donc à faire le choix des solutions appropriées à vos outils et besoins.
Un consultant spécialisé peut vous aider dans ses choix.
Un spécialiste en intégration peut aussi concevoir une stratégie d’intégration indépendante et sur mesure. Il vous apporte :
- une solution adaptée exactement à vos processus.
- la « scalabilité », avec une architecture étendue facilement, si l’entreprise se développe.
- un support technique et un suivi pour ajuster l’intégration en cas d’évolution des besoins.
L’intégration entre un ERP et un CMS est donc un investissement stratégique pour optimiser la gestion de données, améliorer le service client, et à accroître le chiffre d’affaires.
Grâce à une solution bien étudiée, l’entreprise tire un meilleur profit de son investissement.
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